bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada
orang-orang yg jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat
kita menderita dengan menerima banjir "spam email". Tidak banyak hal
yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para "spammers" ini kecuali
terus-menerus melaporkannya pd "network administrator" kita.
Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya
tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik.
Berikut saran bersopan-santun dalam ber-email :
1. Benahi susunan email "forwards" anda.
Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain,
maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya
muncul. Seperti tanda ">" dsb. Serta lebih baik jika menghapus nama
pengirim sebelumnya jika tidak diperlukan. Agar email menjadi lebih
bersih dan enak dibaca dan
2. Jangan teruskan surat berantai
Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda
sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda
untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau
bila tidak maka anda akan ketiban sial.
Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel
bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan menekan
tombol "delete"
3.Hormati privacy orang lain
Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email
ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama- lain tidak saling mengenal,
gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka
tidak saling diketahui.
Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa
mempertimbang - kan saran ini,maka bersiap-siaplah untuk di complaint
mereka karena mereka merasa menerima banyak "spam"
4.Jangan melakukan spam
Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak
menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat
dari "forwarded email",kemudian menggunakan tanpa permisi, ini termasuk
bentuk spam.
5. Jangan berteriak-teriak.
Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol "Caps Lock") dapat
diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap anda
sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.
6. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru merespon suatu email tanpa berusaha memikirkannya dgn baik.
Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan
beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat,
kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan
keburu anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder"
selama beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang
hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha
memikirkannya dengan bijaksana.
7. Bersabarlah dalam menunggu "reply".
Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin
tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yg men-cek
email mereka seminggu sekali.
8. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda
anggap lucu. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang
tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.
9. Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-
kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail
memiliki fasilitas bernama ‘Forward’, yang mengizinkan si penerima akan
meneruskannya (forward) ke orang lain.
10. Jangan gunakan CC. Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang
(misalnya di mailing-list) , jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC.
Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda,
akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak
suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC
(blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat
alamat e-mailnya sendiri.
11. Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu
penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas. Hargai
penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’
dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
12. Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum mengirim email penting.
13. Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi
alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan
sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
14.Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu.
Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti ePrompter.
Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna
serta mengorganisir email.
Jangan lupa:
Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang
kita forward kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email.
Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan.
Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap
lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!
